GoBD-konforme Archivierung: Software allein genügt nicht

Viele Unternehmen denken, dass eine zertifizierte Archivierungssoftware automatisch GoBD-Konformität bedeutet. Doch die GoBD fordern nicht nur technische Eigenschaften, sondern vollständige, nachvollziehbare Prozesse. Wie Belege erfasst werden, wie Freigaben und Genehmigungen laufen, wie gespeichert und gesichert wird – all das unterscheidet sich stark von Betrieb zu Betrieb.

Überblick

GoBD verlangen, dass elektronische Unterlagen und Bücher:

• Vollständig
• Richtig
• Zeitgerecht
• Unveränderbar
• Nachvollziehbar

aufbewahrt werden – und dass alle darin involvierten organisatorischen und technischen Prozesse dokumentiert, mit Kontrollen versehen und eingehalten werden.

Der Standard IDW RS FAIT 3 („Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“) liefert einen Prüfungsrahmen, der über die Software hinausgeht: Er prüft, ob eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, ob das interne Kontrollsystem wirksam ist, ob Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind und ob Nachweise existieren und ordnungsgemäß archiviert werden, zum Beispiel über Workflow‑Schritte oder Prüfungen.

Beispiele

Ersetzendes Scannen: Papierbelege werden gescannt, digital gespeichert und das Original vernichtet. Hier muss gesichert sein, dass der Scan vollständig, unveränderbar und prüfungssicher ist – mit technischer Ausstattung, Verfahren und Dokumentation gemäß BSI TR‑Normen (BSI TR 03138).

• E‑Rechnung: Elektronische Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert werden.
• Workflow‑Systeme: Freigabe‑ und Genehmigungsprozesse müssen so dokumentiert sein, dass jederzeit erkennbar ist, wer wann was gemacht hat. Die Verfahrensdokumentation muss enthalten, wie Schnittstellen funktionieren, wie Protokolle geführt werden, wie Zugriffe gesichert sind.

In all diesen Fällen reicht die bloße Nutzung einer „GoBD‑zertifizierten Software“ nicht aus. Nur durch die korrekte Prozessgestaltung entsteht wirkliche GoBD‑Konformität.

Prüfung und Prüfverfahren

Eine Prüfung nach IDW RS FAIT 3 umfasst typischerweise:

• Dokumentation der eingesetzten Digitalisierungs‑ und Archivierungssysteme (Applikation, Schnittstellen, Datenbanken, Betriebssysteme)
• Prozess‑Walkthroughs und Befragung der verantwortlichen Mitarbeiter
• Prüfung der Funktionstüchtigkeit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems im Alltag
• Prüfung der Verfahrensdokumentation, der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der digitalen Dokumente

 Fazit

GoBD konforme Archivierung ist kein reines Softwarethema, sondern ein Zusammenspiel aus Technologie, Verfahrensdokumentation und organisatorischen Abläufen und Kontrollen. Nur wer Prozesse klar definiert, technische und organisatorische Kontrollen wirksam implementiert, und sich gegebenenfalls prüfen lässt (zum Beispiel nach IDW RS FAIT 3), kann echte Konformität nachweisen – über das bloße Vorhandensein einer Softwarelizenz hinaus.

Gesellschafter-Geschäftsführerin ohne Mehrheit oder Sperrminorität ist abhängig beschäftigt

Eine Gesellschafter-Geschäftsführerin, die zugleich Geschäftsführerin einer an dieser Gesellschaft beteiligten weiteren Gesellschaft ist, und in beiden Gesellschaften weder über die Mehrheit der Stimmanteile noch eine umfassende Sperrminorität verfügt, ist abhängig beschäftigt und damit beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Dies hat das Landessozialgericht Sachsen-Anhalt unter Heranziehung der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts zur statusrechtlichen Beurteilung von Gesellschafter-Geschäftsführern entschieden.

Beachte

Die Gesellschafter-Geschäftsführerin hat in diesem Fall, so das Landessozialgericht Sachsen-Anhalt, nämlich nicht die erforderliche Rechtsmacht, um unliebsame Weisungen der Gesellschafterversammlung zu verhindern. 

Hintergrund

Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von mitarbeitenden Gesellschaftern einer GmbH, aber auch von Gesellschafter-Geschäftsführern ist oft streitanfällig. 

Auch wenn es letztlich auf den Einzelfall beziehungsweise das Gesamtbild ankommt, lässt sich bei einer GmbH folgender Grundsatz festhalten: Handelt es sich bei dem Geschäftsführer um einen Mehrheitsgesellschafter (Inhaber von mehr als 50 % der Gesellschaftsanteile), ist dieser regelmäßig nicht sozialversicherungspflichtig, da er sich Weisungen faktisch selbst geben kann.

Unter Umständen kann aber auch eine geringere Beteiligung ausreichen, nämlich dann, wenn eine umfassende Sperrminorität vorliegt, durch die Weisungen verhindert werden können.

Umzug allein wegen eines Arbeitszimmers nicht als Werbungskosten absetzbar

Steuerpflichtige (im Streitfall eine Grundschullehrerin) können die Kosten für einen Umzug, der vor allem erfolgt, weil die Wohnung im Gegensatz zur alten Wohnung ein häusliches Arbeitszimmer enthält, nur als Werbungskosten absetzen, wenn weitere (objektive) Voraussetzungen für einen beruflich veranlassten Umzug vorliegen. Das hat das Finanzgericht Münster entschieden.

Eine nahezu ausschließliche berufliche Veranlassung des Umzugs in eine andere Wohnung ist auch dann zu verneinen, wenn in dieser Wohnung (erstmals) die Möglichkeit zur Einrichtung eines Arbeitszimmers besteht. Denn es fehlt insoweit an einem objektiven Kriterium, das nicht durch die private Wohnsituation zumindest mitveranlasst ist.

Diese Sichtweise entspricht der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Danach ändert auch die zunehmende Akzeptanz von Homeoffice, Tele- und Remote-Arbeit nichts daran, dass der Wunsch, im privaten Lebensbereich in einem (häuslichen) Arbeitszimmer zu arbeiten, in erster Linie auf privaten Motiven beruht.

Damit bleibt es dabei, dass ein Werbungskostenabzug insbesondere in diesen Fällen möglich ist:

• aus dem Umzug resultiert eine erhebliche Fahrzeitverkürzung (Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte),
• der Umzug wird im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt oder der Umzug erfolgt aufgrund der erstmaligen Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit, eines Arbeitsplatzwechsels oder einer Versetzung.

Pauschalabfindung für den Verzicht auf nacheheliche Ansprüche stellt steuerpflichtige Schenkung dar

Der Kläger vereinbarte vor der Eheschließung mit seiner späteren Ehefrau in einem notariell beurkundeten Ehevertrag den Ausschluss des Zugewinnausgleichs, des Versorgungsausgleichs sowie wechselseitigen Verzicht auf nachehelichen Unterhalt und Hausratsteilung. Er verpflichtete sich in dem Vertrag, seiner Ehefrau für die Vereinbarungen zum Güterstand 1 Mio. Euro, für den Verzicht auf nachehelichen Unterhalt 4,5 Mio. Euro und für die Hausratsteilung 500.000 Euro zu zahlen. Hierfür verpflichtete sich der Kläger, innerhalb von zwölf Monaten nach Eheschließung seiner Frau ein Hausgrundstück im Wert von mindestens 6 Mio. Euro zu übertragen. Nach der Eheschließung übertrug der Kläger wie vereinbart das Hausgrundstück auf seine Ehefrau. Das Finanzamt setzte für die Übertragung des Grundstücks Schenkungsteuer fest. Dagegen wehrte sich der Kläger.

Die Grundstücksübertragung betrachtete er als angemessene Gegenleistung für den ehevertraglichen Verzicht. Eine Sichtweise, die sowohl das Finanzgericht Hamburg als auch nun der Bundesfinanzhof nicht teilten.

Die Richter des Bundesfinanzhofes stellten klar, dass der Verzicht keine rechtlich relevante Gegenleistung im Sinne des Schenkungsteuerrechts darstellt. Solche Ansprüche – wie Zugewinnausgleich oder sonstige nacheheliche Ansprüche (wie z. B. der Anspruch auf nachehelichen Unterhalt) – würden erst im Zeitpunkt der Beendigung der Ehe durch Scheidung entstehen und seien vorab weder sicher noch bezifferbar. Da vorliegend der Kläger das Grundstück ohne einklagbare Gegenleistung übertrug, liege eine freigebige Zuwendung nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 ErbStG vor.