Entsorgung von steuerrelevanten Unterlagen: Aufbewahrungsfristen beachten!

Zum Jahreswechsel können oft alte Unterlagen entsorgt werden. Häufig gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Nach dem 31. Dezember 2021 können daher Bücher, Inventare, Bilanzen, Rechnungen und Buchungsbelege, die vor dem 1. Januar 2012 aufgestellt wurden, vernichtet werden, wenn die Steuerbescheide endgültig sind. Für Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, wie z. B. Lohnunterlagen, gilt eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Solche Unterlagen, die vor dem
1. Januar 2016 entstanden sind, können ebenfalls entsorgt werden, wenn die Steuerbescheide endgültig sind.

Lohnsteuer für digitale Betriebsfeier

Auch bei Online-Betriebsfeiern gelten die lohnsteuerrechtlichen Regelungen, d. h. Zuwendungen der Firma im Rahmen einer digitalen Betriebsfeier bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Mitarbeiter steuerfrei. Für diese Grenze werden alle Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer zum Beispiel für Speisen oder Geschenke zusammengerechnet. Maximal kann ein Unternehmen zwei Veranstaltungen pro Jahr für seine Belegschaft durchführen, ohne dass Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen.

Wenn die Betriebsfeier mehr kostet, sind für den Teil, der die Grenze übersteigt, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge beim Mitarbeiter abzurechnen. Denn dann gilt die Betriebsfeier als geldwerter Vorteil. Alternativ kann die Firma den höheren Aufwand pauschal versteuern.

An der Feier müssen alle Beschäftigten der Firma teilnehmen dürfen. Auch ausgeschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Leiharbeitskräfte, Aushilfen, Praktikanten, Referendare und auch Angehörige zählen dazu. Wenn nur eine Abteilung feiert, muss auch hier jedes Teammitglied teilnehmen können. Einladungen nur nach Hierarchie, Umsatzzahlen oder Funktion sind lohnsteuerrechtlich unzulässig. Ob am Ende tatsächlich teilgenommen wird, bleibt den Mitarbeitern selbst überlassen.

Rücklage für Ersatzbeschaffung – Verlängerung der Reinvestitionsfrist

Das Bundesfinanzministerium hat die Reinvestitionsfrist für die Übertragung stiller Reserven auf Ersatzwirtschaftsgüter des Anlage- oder Umlaufvermögens nach Bildung einer Rücklage erneut verlängert. Die Frist verlängert sich um zwei Jahre, wenn die Rücklage ansonsten am Schluss des nach dem 29. Februar 2020 und vor dem 1. Januar 2021 enden Wirtschaftsjahr aufzulösen wäre. Sie verlängert sich um ein Jahr, wenn die Rücklage am Schluss des nach dem 31. Dezember 2020 und vor dem 1. Januar 2022 endenden Wirtschaftsjahres aufzulösen wäre.

Wichtige Neuregelungen ab Januar 2022

1. Der Grundfreibetrag steigt um 204 Euro. Damit soll das Existenzminimum für Erwachsene steuerfrei gestellt werden. Bei einem Ledigen wird demnach erst ab einem zu versteuernden Einkommen von mehr als 9.948 Euro im Jahr Einkommensteuer fällig. Bei Ehepaaren bzw. eingetragenen Lebenspartnern verdoppelt sich der Betrag auf 19.896 Euro.

2. Vorsorgeaufwendungen für das Alter können 2022 steuerlich besser abgesetzt werden. Für die Berücksichtigung der Sonderausgaben gilt 2022 ein Höchstbetrag von 25.639 Euro. Maximal können davon im kommenden Jahr 94 % abgesetzt werden. Alleinstehende können demnach 24.101 Euro und Ehepaare bzw. eingetragene Lebenspartner 48.202 Euro steuerlich geltend machen.

3. Bei der Rentenbesteuerung erhöht sich ab 1. Januar der steuerpflichtige Rentenanteil von 81 auf 82 %. Somit bleiben nur noch 18 Prozent der ersten vollen Bruttojahresrente steuerfrei. Dieser Anteil gilt für im Jahr 2022 neu hinzukommende Rentnerjahrgänge. Bei Bestandsrenten bleibt der festgesetzte steuerfreie Rentenbetrag bestehen.

4. Wer seit 2019 eine betriebliche Altersvorsorge abgeschlossen hat, bekommt 15 % Zuschuss vom Arbeitgeber. Ab 2022 muss dieser Zuschuss auch für Altverträge gezahlt werden. Den vollen Zuschuss erhält, wessen Verdienst unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze für die gesetzliche Krankenversicherung liegt – die beträgt 58.050 Euro brutto im Jahr 2022. Bei höherem Verdienst darf der Zuschuss gleitend abgesenkt werden.

5. Zum 1. Januar 2022 wird die Sachbezugsfreigrenze von bisher 44 Euro monatlich auf 50 Euro angehoben. Die Freigrenze gilt für Sachzuwendungen, etwa Gutscheine, die Beschäftigten monatlich überlassen werden. Bis zur Freigrenze können die Zuwendungen steuerfrei behandelt werden. Das Überschreiten der Freigrenze führt zu einer Steuerpflicht des gesamten zugewendeten Betrages. Ein Zusammenrechnen der monatlichen Beträge auf einen Jahresbetrag ist nicht zulässig.

6. Sachbezugswerte 2022: Der Verbraucherpreisindex ist im maßgeblichen Zeitraum von Juni 2020 bis Juni 2021 um 2,8 Prozentpunkte gestiegen. Auf dieser Grundlage wurde der Wert für Verpflegung von 263 Euro auf 270 Euro (Frühstück 56 Euro, Mittag- und Abendessen jeweils 107 Euro) angehoben. Der Wert für Mieten und Unterkunft erhöht sich um 1,7 % von 237 Euro auf 241 Euro.

7. Der gesetzliche Mindestlohn steigt ab dem 1. Januar von 9,60 Euro auf 9,82 Euro pro Stunde. Zum 1. Juli 2022 soll er dann noch einmal auf 10,45 Euro pro Stunde angehoben werden. Der neue Mindestlohn gilt auch für Minijobs. Aber: Der Verdienst darf 450 Euro monatlich trotzdem nicht überschreiten. Ansonsten wird das Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtig.

Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zum Zuordnungswahlrecht

Der Europäische Gerichtshof hat entscheiden, dass die von der Finanzverwaltung gesetzte Frist für das umsatzsteuerliche Zuordnungswahlrecht bei gemischt genutzten Gegenständen (z. B. ein Einfamilienhaus oder Photovoltaikanlage wird sowohl privat als auch unternehmerisch genutzt) grundsätzlich europarechtskonform sei.

Das bedeutet, dass das Zuordnungswahlrecht dem Finanzamt bis zum Ablauf der gesetzlichen Abgabefrist für die Umsatzsteuererklärung mitgeteilt werden. Zu beachten ist dabei, dass bei der Fristberechnung bestehende Fristverlängerungen für die Erstellung der Erklärung durch einen Steuerberater nicht berücksichtigt werden kann. Deshalb muss bis spätestens 31.07.2022 gegenüber der Finanzverwaltung erklärt werden, ob ein in 2021 angeschaffter und gemischt  genutzter Gegenstand dem Unternehmensvermögen zugeordnet wird, mit der Folge, dass ein Vorsteuerabzug möglich ist.

Weitergeltung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes

Die Gewährung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes in Höhe von 7 % für erbrachte Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, die eigentlich zum 30. Juni 2021 hätte beendet sein müssen, wurde befristet bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Die Abgabe von Getränken ist hiervon ausgeschlossen.