Prozessoptimierung: Von der Pflicht zur Kür

Pflicht ist für alle Unternehmen seit 2015 die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Dies hat der Gesetzgeber in der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für alle Unternehmen festgelegt. Liegen diese nicht vor, kann es im Rahmen von Betriebsprüfungen zu Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen kommen. Die Kür besteht darin, diese leidige und ungeliebte Verpflichtung zu nutzen, um die Prozesse eines Unternehmens nicht nur – wie von der Finanzverwaltung gefordert – abzubilden, sondern in gleichem Arbeitsgang zu optimieren.

Jedes Unternehmen besteht im Grunde genommen aus einer Reihe zusammenhängender Prozesse. Die meisten Arbeitsschritte oder Aufgaben wiederholen sich täglich. Jeder Mitarbeiter weiß, was er in seiner Position zu tun hat. Und genau da kann das Problem liegen. Was, wenn dieser Angestellte plötzlich ausfällt? Wie kann der Stellvertreter dann wissen, was zu tun ist? Oder kann ein Unternehmen wirklich sicher sein, dass die Abfolge für einen Prozess optimal verläuft oder nur aus jahrelanger Gewohnheit so durchgeführt wird? Das sind nur zwei Beispiele, um zu zeigen, wie wichtig eine Prozessdokumentation auch aus strategischer Sicht sein kann. Denn sie gibt einen Überblick darüber und definiert Standards, welche Schritte ausgeführt werden müssen, um eine Aufgabe zu erledigen. Das interne Dokument wird zu einem wichtigen Anhaltspunkt für bestehende aber auch für neue Mitarbeiter und erleichtert die Einarbeitung.

Auch für das externe Umfeld liefert die Prozessdokumentation wertvolle Informationen. Im Falle eines Unternehmensverkaufs bietet das genaue Erfassen von Arbeitsabläufen einen Nachweis für eine professionelle Struktur und Organisation. Outsourcing wird ebenfalls erleichtert, weil Informationen detailliert vorliegen und übermittelt werden können.

Fazit: Eine Prozessdokumentation und damit einhergehend eine Prozessoptimierung können zeitliche und finanzielle Einsparungen für Ihr Unternehmen bringen und zusätzlich werden dadurch die Vorgaben des Finanzamts erfüllt. Auch bieten die Prozessdokumentationen eine Chance Potentiale für die Digitalisierung festzustellen.

Ehegatten-Arbeitsverhältnis: Stundenzettel sind nicht zwingend erforderlich

Das Finanzamt darf ein Arbeitsverhältnis zwischen nahen Ange­hörigen über Hilfstätigkeiten nach einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofs nicht allein deshalb als fremdunüblich ansehen, weil in den Arbeitsverträgen nicht vereinbart worden ist, zu welchen genau festgelegten Zeiten die Arbeitsleistungen zu erbringen sind. Auch Aufzeichnungen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, z. B. Stundenzettel, sind für die steuerliche Anerkennung nicht zwingend erforderlich.

„Corona-Jahr“ 2020: Neuerungen bei der Einkommensteuererklärung

Das „Corona-Jahr“ 2020 hat diverse steuerliche Neuerungen mit sich gebracht, die für die Einkommensteuererklärung 2020 relevant sind und nicht nur auf die Covid-19-Pandemie zurückzuführen sind:

• Entlastungsbetrag für Alleinerziehende: Alleinerziehende haben einen Anspruch auf einen Entlastungsbetrag, wenn zu ihrem Haushalt mindestens ein Kind gehört, für das ihnen Kindergeld oder ein Kinderfreibetrag zusteht. Bislang lag der Entlastungsbetrag bei 1.908 Euro pro Jahr und erhöhte sich ab dem zweiten Kind um jeweils 240 Euro. Für die Steuerjahre 2020 und 2021 hat der Steuergesetzgeber den Grundbetrag auf 4.008 Euro angehoben. Alleinerziehende mit einem zu versteuernden Einkommen von 40.000 Euro zahlen aufgrund dieser Anhebung allein für 2020 rund 761 Euro weniger Einkommensteuer (inklusive Solidaritätszuschlag).

• Homeoffice-Pauschale: Arbeitnehmer, die im vergangenen Jahr im Homeoffice tätig waren, können erstmals die neue Homeoffice-Pauschale von bis zu 600 Euro geltend machen (je 5 Euro pro Tag für maximal 120 Homeoffice-Tage im Jahr). Für Tage, an denen die erste Tätigkeitsstätte – wenn auch nur kurzzeitig – aufgesucht worden ist, darf keine Pauschale angesetzt werden. Für diese Tage kann aber die Pendlerpauschale abgerechnet werden.

• Berufliche Auswärtstätigkeit: Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen wurden von 24 Euro auf 28 Euro (bei Abwesenheiten von 24 Stunden) und von 12 Euro auf 14 Euro (für An- und Abreisetage sowie für Abwesenheitstage ohne Übernachtung bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden) angehoben. Arbeitnehmer mit beruflichen Auswärtstätigkeiten können somit höhere Werbungskosten abrechnen als bisher. Berufskraftfahrer erhalten für jeden Kalendertag, für den sie einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale haben, eine zusätzliche Pauschale von 8 Euro, wenn sie in ihrer Lkw-Kabine übernachtet haben.

• Pflichtveranlagung für Kurzarbeiter: Arbeitnehmer, die im Jahr 2020 in Kurzarbeit waren, sind zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet, wenn sie Kurzarbeitergeld von mehr als 410 Euro erhalten haben. Das steuerfreie Kurzarbeitergeld unterliegt dem Progressionsvorbehalt, so dass der persönliche Steuersatz steigt, der auf die übrigen Einkünfte entfällt.

• Energetische Baumaßnahmen: Seit 2020 fördert der Staat energetische Baumaßnahmen an selbstgenutzten eigenen Wohngebäuden mit einem neuen Steuerbonus, der in der Anlage „Energetische Maßnahmen“ beantragt werden kann. Pro Objekt beträgt die Ermäßigung maximal 40.000 Euro. Der Steuerabzug verteilt sich auf drei Jahre, abzugsfähig sind jeweils 7 % der Aufwendungen im ersten und zweiten sowie 6 % im dritten Jahr. Bitte sprechen Sie uns an, wir erklären Ihnen gern die Details!

Bundesrat stimmt Maßnahmen gegen Share Deals zu

Der Bundesrat hat am 7.5.2021 das „Gesetz zur Änderung des Grunderwerbsteuergesetzes“ verabschiedet. Damit werden Share Deals, mit denen Immobilieninvestoren bislang die Grunderwerbsteuer umgehen konnten, erschwert. Das Gesetz soll nach seiner Unterzeichnung durch den Bundespräsidenten und der Verkündung im BGBl. am 1.7.2021 in Kraft treten.

Hintergrund: Im Fokus stehen missbräuchliche Steuergestaltungen insbesondere im Bereich hochpreisiger Immobilientransaktionen, bei denen bewusst nur bestimmte prozentuale Geschäftsanteile veräußert werden, um die Grundsteuer zu umgehen: Investoren kaufen nicht direkt ein Grundstück einschließlich Gebäude, sondern die Anteilsmehrheit eines Unternehmens, die kleiner als 95 Prozent sein muss. Häufig werden zu diesem Zweck eigens Unternehmen gegründet. Hierdurch entstehen den Ländern erhebliche Steuerausfälle. Diese hatten in der Vergangenheit immer wieder auf das Problem im geltenden Steuerrecht hingewiesen (zuletzt in BR-Drucks. 503/20, BR-Drucks. 355/19).

Anteilsgrenze künftig bei 90 Prozent

Um solche Share Deals einzudämmen, senkt der Bundestag die bisherige 95-Prozent-Grenze in den Ergänzungstatbeständen des Grundsteuergesetzes auf 90 Prozent ab.

Zudem führt er einen neuen Ergänzungstatbestand zur Erfassung von Anteilseignerwechseln von mindestens 90 Prozent bei Kapitalgesellschaften ein und verlängert die Haltefristen von fünf auf zehn Jahre.

Die Ersatzbemessungsgrundlage auf Grundstücksverkäufe wird auch im Rückwirkungszeitraum von Umwandlungsfällen angewendet.

Die sog. Vorbehaltsfrist wird auf 15 Jahre verlängert.