Lohnsteuerpauschalierung bei Betriebsveranstaltungen – Teil 1

Nach einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist die pauschale Besteuerung (Steuersatz in Höhe von 25 %) für Betriebsveranstaltungen auch zulässig für Veranstaltungen, die nicht allen Betriebsangehörigen offenstehen.

Hintergrund:

Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung) führen zu Arbeitslohn. Dies ist in § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.

Soweit die Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie jedoch nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 3 und S. 4 EStG).

Ungeklärt war bislang die Frage, ob eine „Betriebsveranstaltung“ auch bei einem geschlossenen Kreis (beispielsweise Vorstands- und Führungskräftefeiern) vorliegt.

Dann kann zwar kein Freibetrag in Höhe von 110 Euro gewährt werden, aber es wäre eine Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG mit 25 % möglich. Diese Frage hat der Bundesfinanzhof (im Gegensatz zur Vorinstanz) nun zugunsten der Steuerpflichtigen entschieden.

Nach der ab dem Veranlagungszeitraum 2015 geltenden kann eine Betriebsveranstaltung auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Und da diese Definition dem Tatbestandsmerkmal „Betriebsveranstaltung“ entspricht, ist eine pauschale Besteuerung möglich.

Sozialversicherungsfreiheit anlässlich von Betriebsveranstaltungen – Teil 2

Wird bei Betriebsveranstaltungen der Freibetrag von 110 Euro je Teilnehmer oder die Anzahl von zwei begünstigten Veranstaltungen pro Jahr überschritten, stellen die Zuwendungen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Die steuerpflichtigen Zuwendungen können vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal besteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Die zulässige Pauschalbesteuerung führt zur Sozialversicherungsfreiheit. Unklar war jedoch, bis zu welchem Zeitpunkt der Arbeitgeber die Pauschalbesteuerung mit 25 % spätestens durchgeführt haben muss, um die Beitragsfreiheit zu begründen. Demnach sind Zuwendungen nur dann nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen, soweit diese mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum lohnsteuerfrei belassen oder pauschal besteuert werden. Da diese zeitliche Frist in der Praxis kaum umsetzbar ist, vertreten die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in ihrem Besprechungsergebnis vom 20.04.2016 (TOP 5) die Auffassung, dass der Arbeitgeber die Pauschalbesteuerung mit 25 % bis spätestens zum 28./29. Februar des Folgejahres durchgeführt und die Pauschalsteuern bis zu diesem Zeitpunkt an das zuständige Finanzamt abgeführt haben muss.

Nach Ansicht des Bundessozialgerichts kommt es entscheidend darauf an, dass die pauschale Besteuerung mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum erfolgt. Im Gegensatz zum Lohnsteuerrecht muss für das Sozialversicherungsrecht bzgl. der Beitragsfreiheit im Monat des Zuflusses des Arbeitsentgelts entschieden werden und die Pauschalbesteuerung mit 25 % bis spätestens Ende Februar des Folgejahres auch tatsächlich erfolgt sein.

Hinweis

Will der Arbeitgeber die nachträgliche Inanspruchnahme für Beiträge zur Sozialversicherung vermeiden, muss künftig die rechtzeitige Pauschalbesteuerung mit 25 % sichergestellt werden. Diesbezüglich kommt auch eine Pauschalbesteuerung zunächst auf Schätzbasis in Frage, bis die endgültigen Kosten der Betriebsfeier final feststehen.

Häusliches Arbeitszimmer: Aufzeichnungspflichten beachten

Die Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 des Einkommensteuergesetzes (EStG) für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind bei einem Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit durch Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, nur erfüllt, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden. Eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums ist nicht ausreichend. Da der Bundesfinanzhof gegen diese Entscheidung des Finanzgerichts Hessen kürzlich die Revision zugelassen hat, ist mit einer weiteren Präzisierung der Rechtsprechungsgrundsätze zu rechnen.

Allgemeines

• 4 Abs. 5 EStG schränkt den Abzug für gewisse Betriebsausgaben ein. So wirken sich zum Beispiel Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner und Kunden nur dann steuermindernd aus, wenn eine Grenze von 50 Euro eingehalten wird. Und auch für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer besteht eine Abzugsbeschränkung.

Darüber hinaus sind die Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Soweit diese Aufwendungen nicht bereits nach Abs. 5 vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet sind.

Beachten Sie: Bei den Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG handelt es sich um eine zusätzliche materiell-rechtliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Bei Verstößen droht das Abzugsverbot. Dieses Abzugsverbot wird auch bei einer Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschussrechnung so umgesetzt, dass die betroffenen Aufwendungen dem Gewinn als Betriebseinnahmen hinzugerechnet werden.

Häusliches Arbeitszimmer

Nach Ansicht der Finanzverwaltung bestehen keine Bedenken, wenn die auf das Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungskosten im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahrs eine Aufzeichnung aufgrund der Jahresabrechnung des Kreditinstituts erfolgt. Entsprechendes gilt für die verbrauchsabhängigen Kosten (zum Beispiel Wasser- und Energiekosten). Es reicht aus, Abschreibungsbeträge einmal jährlich – zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahrs – aufzuzeichnen.

Beachten Sie: Beim Abzug der Jahrespauschale (1.260 Euro) bestehen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht.

Keine Steuerbarkeit von Innenleistungen bei Organschaft

Der Europäische Gerichtshof hat auf Vorlage des Bundesfinanzhofs entschieden, dass Innenumsätze zwischen Organträgern und Organen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes nicht umsatzsteuerbar sind und nicht gegen Unionsrecht verstoßen.

Mit dieser Entscheidung ist eine langjährige Rechtsunsicherheit beseitigt. Es gilt festzustellen, dass Lieferungen/sonstige Leistungen innerhalb des Organkreises auch dann nicht steuerbare Innenumsätze sind, wenn steuerfreie Ausgangsumsätze vorliegen.

Durch die Entscheidung ist auch die Frage geklärt, ob für Lieferungen/sonstige Leistungen innerhalb des Organkreises ordnungsgemäße Rechnungen notwendig sind. Diese Frage stellte sich, um bei einer gegenteiligen Entscheidung (Versagung der Nichtsteuerbarkeit) umsatzsteuerliche Nachteile (keine Anrechnung der Vorsteuer) zu vermeiden.

Fazit: Für Lieferungen/sonstige Leistungen innerhalb des Organkreises sind keine ordnungsgemäßen Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne zwingend geboten.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt!

Ab November 2024 wird jedem wirtschaftlich Tätigen eine Wirtschafts-Identifikationsnummer zur eindeutigen Identifizierung im Besteuerungsverfahren zugeteilt. Das BZSt informiert über Einzelheiten.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 21.08.2024 den Regierungsentwurf einer Verordnung zur Vergabe steuerlicher Wirtschafts-Identifikationsnummern (Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung – WIdV) auf seiner Internetseite veröffentlicht. Die Einführung einer Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) erfolgt demnach zum 24.10.2024.

Hilfe bei der Einführung

Das für die Vergabe und Verwaltung der W-IdNr. zuständige Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat hierzu auf seiner Homepage ausführliche Informationen bereitgestellt. Zudem werden im FAQ-Katalog des BZSt viele Fragen rund um die W-IdNr. beantwortet. Der FAQ-Katalog des BZSt ist eine atmende Informationsquelle. Er soll regelmäßig aktualisiert werden.

Durchblick im Zahlendschungel behalten

Die W-IdNr. besteht aus den Buchstaben „DE“ und neun Ziffern und entspricht damit im Aufbau der USt-IdNr. Die W-IdNr. wird jedoch zusätzlich um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt. Zu beachten ist, dass die WIdNr. die USt-IdNr. nicht ersetzt.

Aber: Die W-IdNr. gilt gleichzeitig auch als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach dem Unternehmensbasisdatenregistergesetz. Auf der Homepage des BZSt werden Informationen zur Abgrenzung der W-IdNr. zur USt-IdNr., zur Steuernummer und zur steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr.) bereitgestellt.

Roll-out in die Fläche

Eine Antragsstellung bei einer Finanzbehörde auf Vergabe der W-IdNr. ist nicht notwendig. Die Vergabe der W-IdNr. durch das BZSt erfolgt stufenweise:

1) Allen wirtschaftlich Tätigen mit vorhandener USt-IdNr. wird mit Wirkung ab einem durch öffentliche Bekanntmachung festzulegenden Stichtag diese USt-IdNr. als W-IdNr. zugeteilt. Zu beachten ist: Außer einer öffentlichen Bekanntmachung im BStBl. I (voraussichtlich im Oktober 2024) erfolgt kein Mitteilungsschreiben an diese wirtschaftlich Tätigen oder ihre steuerlichen Berater.

2) Für wirtschaftlich Tätige ohne USt-IdNr., die bereits umsatzsteuerlich erfasst oder Kleinunternehmer sind, erfolgt die elektronische Mitteilung der W-IdNr. voraussichtlich ab November 2024. Der wirtschaftlich Tätige ohne Berater muss hierfür über ein ELSTER-Benutzerkonto verfügen. Hat der Steuerpflichtige einen steuerlichen Berater mit entsprechender Bekanntgabevollmacht, erfolgt die Mitteilung an den steuerlichen Vertreter. Die Finanzverwaltung stellt den Softwareanbietern eine Schnittstelle zur Verfügung, sodass die steuerliche Berater die W-IdNr. über ihre Kanzleisoftware abrufen können.

3) Den übrigen wirtschaftlich Tätigen wird eine W-IdNr. voraussichtlich ab dem 3. Quartal 2025 elektronisch zugeteilt. Für die Bekanntgabe gelten die oben unter 2). ausgeführten Voraussetzungen.

4) Bei Ausübung von mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten vergibt das BZSt ab dem 1. Quartal 2026 weitere Unterscheidungsmerkmale. Darüber werden die wirtschaftlich Tätigen und ihre Berater gesondert informiert. Bis dahin wird die W-IdNr. mit dem Unterscheidungsmerkmal 00001 vergeben.